Redakcja: Panie Prezesie, proszę opowiedzieć w kilku słowach o firmie, którą Pan zarządza.
Marcin Gross: Alfa Logis Sp. z o.o. to spółka, zajmująca się przede wszystkim dystrybucją książek i usługami co-packingów. Jako spółka wspieramy logistycznie kilka wydawnictw, m.in. WSiP. Zajmujemy się dystrybucją książek wszystkimi dostępnymi kanałami, czyli za pośrednictwem kurierów, paczkomatów czy Poczty Polskiej. Obsługujemy hurtownie, księgarnie, ale także Klientów indywidualnych korzystających z e-commerce. Podczas pick-ów obsługujemy do 4500 paczek na dobę.
R: Czym Państwo kierowali się podczas podejmowania decyzji o wykorzystaniu rozwiązania do kontroli i analizy kosztów transportowych oferowanego przez Softlogs tzw. Freight Invoice Managment – FIM?
Marcin Gross: Nasza firma od zawsze stawiała na innowacyjne, wysoko efektywne rozwiązania. Podczas wyboru kierowaliśmy się przede wszystkim stosunkowo niskim kosztem uruchomienia FIM marki Softlogs w porównaniu do potencjalnych korzyści, które mieliśmy zamiar osiągnąć. System Freight Invoice Management odpowiada naszej działalności operacyjnej i nie wymaga rewolucji organizacyjnej. Strategia operacyjno – inwestycyjna naszej firmy od samego początku polega na zwiększeniu konkurencyjności, zachowując jednocześnie zrównoważone koszty z tym związane. Właśnie dlatego podjęliśmy ryzyko. Jako pierwsza firma w Polsce uruchomiliśmy w trybie on-line system Softlogs, czyli Freight Invoice Management tzw. FIM. Procesy obsługiwane przez System są od ponad 10 lat monitorowane i poddawane ocenie na rynku skandynawskim, nie mniej jednak takie podejście stanowi pewną nowość w Polsce. Nie bez znaczenia był fakt, że eksperci z firmy EC2 S.A., która nas wspierała podczas wdrożenia Systemu, posiadają bardzo duże doświadczenie w systemach IT dla Logistyki i dlatego proces parametryzacji i uruchomienia systemu przebiegł bardzo sprawnie.
R: Jakie wnioski nasunęły się Państwu po pierwszych miesiącach korzystania z systemu Softlogs?
Marcin Gross: Korzystając z Systemu Softlogs, wykorzystujemy tylko część modułów całego rozwiązania. Zależy nam przede wszystkim na możliwości weryfikacji czasu dostawy poszczególnych przesyłek, zautomatyzowanej kontroli, jak również kosztach naliczone przez firmę transportową czy kuriera – czy są one zgodne z warunkami w podpisanych umowach. Tak, jak wcześniej wspomniałem, obsługujemy do 4 500 przesyłek dziennie, co powoduje, że faktury zbiorcze zawierają nawet kilkadziesiąt tysięcy pozycji. Koszty związane z ręczną weryfikacją każdej pozycji oraz opłaty za usługi dodatkowe i skompletowania danych, niezbędnych do złożenia reklamacji w określonym w umowie terminie, sprawiały, że musieliśmy akceptować te nieprawidłowości w pewnym stopniu. Skupiamy się jednak na największych wykrytych odstępstwach, które system FIM – Softlogs automatycznie wykrywa zgodnie z progami, które ustaliliśmy podczas parametryzacji systemu. Wyłapanie nawet kilku większych nieprawidłowości może pozwolić obniżyć całkowite koszty transportu o kilka procent. Wartością dodaną jest także wzmocnienie naszej pozycji negocjacyjnej przy kontraktach z przewoźnikami czy kurierami. Koszty transportowe w praktyce są przenoszone na Klienta końcowego, a to zwiększa naszą konkurencyjność. Dzięki Systemowi FIM – Softlogs statystyki są dla nas dostępne zaledwie w kilka minut po tym, jak otrzymamy elektroniczną fakturę od kuriera czy przewoźnika. Pozwala nam to na monitorowanie i kontrolę kosztów w czasie rzeczywistym.
R: Jakie są plany Alfa Logis dotyczące wykorzystania kolejnych modułów Systemu Softlogs?
Marcin Gross: Podjęliśmy ryzyko bycia pionierem w Polsce – uruchomiliśmy pilotowe rozwiązanie Softlogs (Freight Invoice Managing) – nie wykluczamy jednak możliwości wykorzystania kolejnych modułów FIM. W tej chwili głównie korzystamy ze Statystycznego Panelu Manager-a tzw. Manager’s Cockpit oraz dedykowanych raportów przygotowanych pod nasze potrzeby – Delivery Performance Report. Skupiliśmy się głównie na części związanej z BI (red. Business Intelligence) w modelu SaaS (red. Software as a Service). Natomiast dla naszych działów operacyjnych nieoceniona jest możliwość wyszukania pojedynczej przesyłki, historii i kosztów z nią związanych, niezależnie od przewoźnika,oraz przypisania jej odpowiedniego Centrum Kosztowego. Nadal jednak jesteśmy jeszcze w fazie pilotowej – o konkretnych krokach będziemy mogli porozmawiać po zakończeniu tego etapu.
Więcej o rozwiązaniach oferowanych przez Softlogs TUTAJ.
