Redakcja: Panie Prezesie, proszę opowiedzieć w kilku słowach o firmie, którą Pan zarządza.
Marcin Gross: Alfa Logis Sp. z o.o. to spółka, zajmująca się przede wszystkim dystrybucją książek i usługami co-packingow. Jako spółka wspierająca logistycznie kilka wydawnictw m.in. WSiP zajmujemy się dystrybucją książek wszystkimi dostępnymi kanałami czyli za pośrednictwem kurierów, paczkomatów czy Poczty Polskiej. Obsługujemy hurtownie, księgarnie jak również Klientów indywidualnych korzystających z e-commerce. Podczas pick-ów obsługujemy do 4500 paczek na dobę.
R: Czym się Państwo kierowaliście przy decyzji o skorzystaniu z rozwiązania do kontroli i analizy kosztów transportowych oferowanego przez Softlogs tzw. Freight Invoice Managment – FIM?
Marcin Gross: Nasza firma od zawsze stawiała na innowacyjne, wysoko efektywne rozwiązania. Kierowaliśmy się przede wszystkim stosunkowo niskim kosztem uruchomienia FIM marki Softlogs vs. potencjalnymi korzyściami, które możemy osiągnąć. System Freight Invoice Managment jest praktycznie równoległy do naszej działalności operacyjnej i nie wymaga przeprowadzenia rewolucji organizacyjnej. Strategia operacyjno – inwestycyjna naszej firmy od samego początku polegała na zwiększeniu konkurencyjności przy zrównoważonych kosztach z tym związanych. Właśnie dlatego podjęliśmy pewne ryzyko, jako pierwsza firma w Polsce, uruchomienia w trybie on-line systemu Softlogs czyli Freight Invoice Management tzw. FIM. Procesy obsługiwane przez System są od ponad 10 lat monitorowane i poddawane ocenie na rynku Skandynawskim, nie mniej jednak takie podejście stanowi pewną nowość w Polsce. Nie bez znaczenia był fakt, że eksperci z firmy EC2 S.A., która nas wspierała przy wdrożeniu posiadają bardzo duże doświadczenie w systemach IT dla Logistyki i dlatego proces parametryzacji i uruchomienia systemu przebiegał bardzo sprawnie – żeby nie powiedzieć praktycznie bezobsługowo z naszej strony.
R: Czy mógłby Pan powiedzieć coś więcej na temat wniosków jakie Państwa otrzymaliście po pierwszych miesiącach korzystania z systemu Softlogs?
Marcin Gross: Wykorzystujemy tylko część modułów całego rozwiązania. Zależało nam przede wszystkim na możliwości weryfikacji czasu dostawy poszczególnych przesyłek, jak również zautomatyzowanej kontroli, czy koszty naliczone przez firmę transportową, czy kuriera odpowiadają warunkom w umowach jakie mamy z nimi podpisane. Tak jak wcześniej wspomniałem obsługujemy do 4500 przesyłek dziennie co powoduje, że faktury zbiorcze zawierają kilkadziesiąt tysięcy pozycji. Koszty związane z ręczną weryfikacją każdej pozycji i opłaty za usługi dodatkowe, czy skompletowania danych niezbędnych do złożenia reklamacji w określonym w umowie terminie praktycznie sprawiały, że musieliśmy po prostu w jakimś stopniu akceptować te nieprawidłowości. Oczywiście skupiamy się na największych wykrytych odstępstwach, które system FIM – Softlogs automatycznie wykrywa zgodnie z progami, które ustaliliśmy podczas parametryzacji systemu pod nasze potrzeby. Nie skupialiśmy się na tym aby dochodzić roszczeń rzędu 1 czy 2 gr, niemniej jednak wyłapanie nawet kilku większych nieprawidłowości może pozwolić obniżyć całkowite koszty transportowe o kilka procent. Wartością dodaną jest również wzmocnienie naszej pozycji negocjacyjnej przy kontraktach z przewoźnikami czy kurierami. Koszty transportowe w praktyce są przenoszone na Klienta końcowego, a więc najzwyczajniej w świecie zwiększa to naszą konkurencyjność. Dzięki Systemowi FIM – Softlogs statystyki są dla nas dostępne praktycznie w kilka minut po tym, jak otrzymamy elektroniczną fakturę od kuriera czy przewoźnika. Pozwala nam to na monitorowanie i kontrolę kosztów w czasie rzeczywistym.
R: Jakie są plany Alfa Logis jeżeli chodzi o wykorzystanie kolejnych modułów Systemu Softlogs?
Marcin Gross: Podjęliśmy ryzyko bycia pionierem w Polsce uruchomiając pilotowe rozwiązanie Softlogs – wcześniej wspomniane Freight Invoice Managing, nie wykluczamy wykorzystania kolejnych modułów FIM. W tej chwili głównie korzystamy z Statystycznego Panelu Manager-a tzw. Manager’s Cockpit, dedykowanych raportów przygotowanych pod nasze potrzeby – Delivery Performance Report czyli skupiliśmy się głównie na części związanej z BI (red. Business Intelligence) w modelu SaaS (red. Software as a Service). Oczywiście dla naszych działów operacyjnych nieoceniona jest możliwość wyszukania każdej przesyłki, historii i kosztów z nią związanych niezależnie od przewoźnika, no i przypisania jej odpowiedniego Centrum Kosztowego. Nie mniej jednak jesteśmy jeszcze w fazie pilotowej, więc o konkretniejszych krokach będziemy mogli porozmawiać po zakończeniu tego etapu.
Więcej o rozwiązaniach oferowanych przez Softlogs TUTAJ.
